मैं लोगों को जज करता हूं। आप लोगों को जज करते हैं। हम सभी लोगों को जज करते हैं, है न? हाँ हम करते हैं।
जब मुझे कोई खराब लिखा हुआ ईमेल प्राप्त होता है, तो मैं उस व्यक्ति के बारे में संक्षिप्त निर्णय लेता हूँ जिसने इसे लिखा है। मुझे लगता है, & ldquo; बस कुछ मिनट जीतें और पुष्टि करें कि & rsquo; बढ़ना अच्छा है! & rdquo;
आप रोजाना कितने ईमेल भेजते हैं? काम पर ऐसे दिन हो सकते हैं जब आप सहकर्मियों या ग्राहकों को ज़ोर से ईमेल में अधिक कहते हैं। वॉल्यूम को देखते हुए, क्या आपको नहीं लगता कि यह सुनिश्चित करना प्राथमिकता होनी चाहिए कि प्रत्येक ईमेल साफ, संक्षिप्त और पेशेवर हो?
इन युक्तियों को ध्यान में रखें और आप एक ईमेल समर्थक होंगे।
1. महत्वपूर्ण ईमेल जोर से पढ़ें (चुपचाप)
आपको खड़े होकर पूरे कार्यालय में चीखने-चिल्लाने की जरूरत नहीं है। कृपया, ऐसा न करें। वर्तनी, व्याकरण और फ़ॉर्मेटिंग की जाँच करने के बाद, कुछ समय के लिए चुपचाप अपना संदेश ज़ोर से पढ़ें। आपने जो लिखा है उसे स्वरबद्ध करना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि लेखन प्रवाहित होता है और उन त्रुटियों को पकड़ता है जिन्हें आप अन्यथा याद कर सकते हैं।
कॉलेज से बाहर अपनी पहली नौकरी में - एक शिक्षा प्रबंधन फर्म - मैंने लगभग 'पब्लिक स्कूल' वाक्यांश भेजा था। बिना “L” में “सार्वजनिक” हमारे ग्राहकों में से एक के लिए। हाँ मुझे पता हे।
उन्हें जोर से पढ़ें। मुझे जंग लगाओ, यह इसके लायक है।
2. मुझे छह बार धन्यवाद न दें
शुक्रिया! धन्यवाद! एक बार फिर धन्यवाद!
निश्चित रूप से, ईमेल संक्षिप्त रूप में होते हैं और वास्तविक वार्तालाप की तुलना में स्वर के स्वर को पहचानना अधिक कठिन होता है। इसके साथ ही, कोई कारण नहीं है कि आपको दो से अधिक शामिल करने की आवश्यकता हैधन्यवादईमेल में जब आप किसी से कुछ पूछ रहे होते हैं। कृतज्ञता और आज्ञाकारिता के बीच एक पतली रेखा है। यह सिर्फ एक निजी पालतू पेशाब हो सकता है लेकिन शायद दूसरों को भी ऐसा ही लगता है। वैसे भी, पढ़ने के लिए बहुत बहुत धन्यवाद!
3. संक्षिप्त रहें, रूखा नहीं
कोई भी अपने इनबॉक्स में एक उपन्यास खोजना पसंद नहीं करता है जहां चौथे और अंतिम पैराग्राफ के बीच टेकअवे या एक्शन आइटम छिपा हो। हर बार संक्षिप्त, कार्रवाई योग्य ईमेल लिखने का प्रयास करें।
इसी तरह, कोई भी कुंद वन-लाइनर्स की सराहना नहीं करता है जो इसे बचाने की तुलना में अधिक बार अपनी अस्पष्टता में समय बर्बाद करते हैं। साथ न आने वाले संदेशों से बचें, जैसे “क्या आप कृपया वह रिपोर्ट भेज सकते हैं?” या “क्या आप मीटिंग कर सकते हैं?”
हुह? कौन सी रिपोर्ट? मैं उनमें से छह पर काम कर रहा हूं। कौनसी बैठक? दो बजे या चार?
4. हीरे हमेशा के लिए हैं और ईमेल भी हैं
याद रखें कि आपने बॉस के बारे में शिकायत करते हुए अपने दोस्त को ईमेल भेजा था? ठीक है, यह उतना निजी नहीं हो सकता जितना आप सोचते हैं। कुछ कंपनियां ईमेल की निगरानी करती हैं या ड्राफ्ट भी लॉग करती हैं। गैर-पेशेवर या आपत्तिजनक ईमेल आपके प्रचार के अवसरों को नुकसान पहुंचा सकते हैं या आपके खिलाफ मुकदमे में सबूत के रूप में भी इस्तेमाल किए जा सकते हैं।
जैसा कि अधिकांश डिजिटल चीजों के साथ होता है, ईमेल अस्थायी से बहुत दूर होते हैं। कहने का तात्पर्य यह है कि जब तक लाइटनिंग सर्वर और दुनिया भर के हर बैकअप सर्वर पर हमला नहीं करती, ईमेल बेहतर या बदतर के लिए पुनर्प्राप्त करने योग्य होते हैं। सर्वनाश के लिए निहित होने के बजाय, इसके बजाय एक विनम्र, पेशेवर स्वर का प्रयास करें।
5. & rdquo; चीयर्स & rdquo; के साथ साइन ऑफ न करें;
क्या हम बार में हैं? नहीं, हम कार्यालय में ईमेल कर रहे हैं! 'चीयर्स' के साथ साइन ऑफ न करें, जब तक कि आप लोगों को यह न बता दें कि हॉलिडे पार्टी कब है।
ईमेल बार-बार प्रदर्शित करने का एक अवसर है कि आप एक प्रभावी संचारक हैं। अधिक प्रयास के बिना, आप साबित कर सकते हैं कि आप वास्तव में एक शब्द मास्टर हैं।
आप अपने फोन के चारों ओर फ्रेंड्स विद फ्रेंड्स में अक्षरों को घुमाने के लिए पर्याप्त समय बिताते हैं, बस अपनी शब्दावली और अपने स्कोर को बढ़ाने के लिए।
काम पर कुछ अंक हासिल करने का समय - अच्छे ईमेल लिखें।
गैस्ट्रोमियम जानना चाहता है: आपके द्वारा की गई सबसे खराब ईमेल त्रुटि क्या है? टिप्पणी अनुभाग में हमारे साथ साझा करें।