आपके बॉस ने आपको किसी कंपनी या विभाग के समाचार पत्र का प्रभारी बनाया है, लेकिन आपने कभी कोई संपादन या ग्राफिक डिज़ाइन क्लास नहीं ली है? घबराओ मत। आज कई एडमिन इस जिम्मेदारी को निभा रहे हैं। ये टिप्स आपको आरंभ करने में मदद करेंगे।
संक्षिप्त सामग्री
न्यूज़लेटर नौसिखियों द्वारा की जाने वाली सबसे बड़ी गलती उन लेखों को शामिल करना है जो बहुत लंबे हैं, सेंट लुइस-आधारित लेखक एलेन फ़्लॉइड कहते हैंत्वरित और आसान न्यूज़लेटर्स. सबसे लंबे लेख में तीन-स्तंभ वाले पृष्ठ पर दो से अधिक कॉलम नहीं होने चाहिए, लेकिन अधिकांश भाग 100 शब्दों से कम होने चाहिए। आप अख़बारों की व्यावसायिक संक्षिप्तताओं का अध्ययन करके जानकारी को संक्षिप्त पैकेजों में संक्षिप्त करना सीख सकते हैं।
ई-न्यूज़लेटर्स में, फ़्लॉइड में केवल हेडलाइंस और कहानी के विषय के बारे में एक या दो वाक्य पूरे लेख के लिंक के साथ शामिल होते हैं।
और, ज़ाहिर है, न्यूज़लेटर भेजने से पहले किसी और को प्रूफरीड करने के लिए कहना न भूलें।
का प्रारूपण
चूंकि वर्ड-प्रोसेसिंग कार्यक्रमों में ग्राफिक्स में हेरफेर करना कठिन है, यह प्रकाशन सॉफ्टवेयर खरीदने में मदद करता है जिसमें न्यूजलेटर टेम्पलेट्स शामिल हैं, जूडी मैककॉय, सीपीएस/सीएपी, जो स्वयंसेवकों को बेलिंगहैम, वाशिंगटन, इंटरनेशनल एसोसिएशन ऑफ इंटरनेशनल एसोसिएशन के अध्याय के न्यूजलेटर पर काम करने का सुझाव देते हैं। प्रशासनिक पेशेवर। शुरू करने के लिए, एक टेम्पलेट का पालन करें, और फिर प्रयोग करें क्योंकि आप डिज़ाइन सौंदर्यशास्त्र और प्रोग्राम कमांड के बारे में अधिक सीखते हैं।
आंख को पकड़ने वाले ग्राफिक्स
फ़्लॉइड और मैककॉय दोनों का कहना है कि हेडलाइन और लिंक वाले ई-न्यूज़लेटर के लिए ग्राफिक्स की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन पाठक को प्रिंट और वेब-आधारित न्यूज़लेटर्स में आकर्षित करने के लिए फ़ोटो और क्लिप आर्ट आवश्यक हैं। फ़्लॉइड का सुझाव है कि प्रत्येक पृष्ठ में कम से कम एक बड़ी छवि शामिल होनी चाहिए।
ध्यान खींचने वाली सुर्खियाँ
याद रखें कि आंख पहले सुर्खियों और तस्वीरों पर नज़र रखती है, फ़्लॉइड कहते हैं। अपनी सुर्खियों को स्पष्ट और केंद्रित रखें। साथ ही, 'यदि संभव हो तो, लेख के मुख्य बिंदु को [फोटो] कैप्शन में रखें,' वह कहती हैं।
अपने ई-न्यूज़लेटर को ग्राहकों के इनबॉक्स में विशिष्ट बनाने के लिए, अपने न्यूज़लेटर का नाम छोटा और यादगार रखें, और फिर पाठक को लुभाने के लिए विषय पंक्ति में शीर्ष कहानियों में कीवर्ड शामिल करें। उदाहरण के लिए, '(कंपनी का नाम) इनसाइडर: स्टॉक अपडेट, ट्रेड शो न्यूज, क्रिसमस बोनस,' फ़्लॉइड का सुझाव देता है।
प्रेस पकड़ो
अपने न्यूज़लेटर के लिए, मैककॉय इसे मेल करने के बजाय इसे ऑनलाइन पोस्ट करता है। उसे न्यूज़लेटर्स को मोड़ने, सील करने, मुहर लगाने और मेल करने के लिए अन्य स्वयंसेवकों की भर्ती करने की आवश्यकता नहीं है, जिससेसंगठन को बचानामुद्रण और भेजने की लागत में $1,000 सालाना। जब भी कोई नया न्यूज़लेटर आता है, मैककॉय सदस्यों को संबंधित लिंक ईमेल करता है।
प्रिंट लाभ
हालाँकि, इससे पहले कि आप प्रिंट संस्करण भेजना बंद करें, आपको अपने दर्शकों - साथी कर्मचारियों, ग्राहकों / ग्राहकों या एसोसिएशन के सदस्यों पर विचार करने की आवश्यकता है - और वे किस प्रारूप को पढ़ने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं, फ़्लॉइड कहते हैं। लोग हर दिन 100 से अधिक ईमेल के साथ भ्रमित हो सकते हैं या आपके न्यूज़लेटर को भूल सकते हैं या मिटा भी सकते हैं, गलती से या क्योंकि उनके पास इसे पढ़ने के लिए समय नहीं है क्योंकि वे अपने ईमेल की जांच करते हैं।
फ़्लॉइड कहते हैं, 'मैंने पाया है कि फ़ैक्स या प्रिंट करके चीज़ें भेजकर आपको ज़्यादा ध्यान दिया जाता है। 'विपणन में, आपको हमेशा वहां जाना होगा जहां बहुतायत नहीं है।'