लॉस एंजिल्स में मार्टिनेज एंड राइट होमओनरशिप पार्टनर्स के संस्थापक और प्रिंसिपल मार्क राइट कहते हैं, 'हमारे व्यवस्थापक जीवन रेखा हैं जो हमें हमारी सबसे महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करते हैं और हमारी जिम्मेदारियों और संसाधनों को समन्वित रखते हैं।' 'अगर वे हमें अस्पष्ट या गलत संदेश देते हैं, तो हम किसी और के दोपहर के भोजन के रूप में समाप्त होने जा रहे हैं।'
ईमेल व्यावसायिक संचार का पसंदीदा माध्यम होने और प्रशासनिक सहायकों पर बढ़ी हुई जिम्मेदारी के साथ, प्रभावी, उत्पादक और मूल्यवान कर्मचारियों के लिए अच्छा लेखन कौशल आवश्यक है।
राइट कहते हैं, 'इस प्रतिस्पर्धी समय में, हर किसी को जानकारी जल्दी और पूरी सटीकता के साथ साझा करने में सक्षम होना चाहिए। चूंकि कंपनी के कर्मचारी ईमेल और इंस्टेंट मैसेजिंग का बहुत अधिक उपयोग करते हैं, इसलिए लिखित रूप में प्रभावी ढंग से संवाद करना आवश्यक है।
वे कहते हैं, 'अगर [हमारे व्यवस्थापक] बाहरी पक्षों के साथ संचार के साथ स्पॉट-ऑन नहीं हैं, तो वे हमें कानूनी कार्रवाई के लिए उजागर करेंगे या हमारी बातचीत की स्थिति से समझौता करेंगे। 'आप कह सकते हैं कि हम दो चीजों से जीते हैं और मरते हैं: हमारे व्यवस्थापकों का समर्थन और हमारी टीम के प्रत्येक सदस्य के लिखित संचार की गति और सटीकता।'
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास 'लिखने' की सामग्री है, इन युक्तियों का पालन करेंस्टीव पेहा, उत्तरी कैरोलिना के चैपल हिल में स्थित एक लेखन कोच:
- सही फ़ॉन्ट का प्रयोग करें:अधिकांश डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट, जैसे टाइम्स और एरियल, स्क्रीन पर पढ़ने में कठिन होते हैं। पेहा का सुझाव है, 'आप वर्दाना में बदलकर छूटी हुई टाइपो को कम कर सकते हैं।' 'इसे विशेष रूप से कंप्यूटर मॉनीटर पर पढ़ने के लिए डिज़ाइन किया गया था।' यदि आपकी कंपनी को एक निश्चित फ़ॉन्ट की आवश्यकता है, तो वर्दाना में अपना टेक्स्ट लिखें और फिर प्रिंटिंग से ठीक पहले फ़ॉन्ट बदलें।
- यह व्यक्तिगत बनाओ:डलास में एक पूर्व कार्यकारी सहायक एलिसन हार्टिंगर कहते हैं, 'व्यावसायिक लेखन अब ईमेल के लिए बहुत अधिक आकस्मिक लगता है।' 'यहां तक कि मेरे आधिकारिक ईमेल भी पुराने जमाने के औपचारिक पत्रों की तुलना में हमेशा अधिक बातूनी लगते थे। मैं हमेशा बहुत आकस्मिक - या बहुत कठोर होने के बीच उस बारीक रेखा पर चल रहा था।'
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप समीकरण के दोनों ओर गलती नहीं कर रहे हैं, पेहा कल्पना करने का सुझाव देते हैं कि आपके दस्तावेज़ों को पढ़ना कैसा होगा और इस बारे में सोचें कि क्या आप (या जिस व्यक्ति के लिए आप लिख रहे हैं) वास्तव में उन शब्दों को कहेंगे। पेहा कहते हैं, 'बहुत से लोग गलती से मानते हैं कि व्यावसायिक संचार अवैयक्तिक होना चाहिए।' 'लेकिन यह न पढ़े जाने का नुस्खा है।' - इसे पढ़ें और काटें:यह स्पष्ट प्रतीत होता है, लेकिन अधिकांश लोग अपने ईमेल को प्रूफरीड नहीं करते हैं, और इससे आप आलसी दिख सकते हैं। छूटे हुए शब्द और टंकण, लोगों के लिए आपको गंभीरता से न लेने का एक आसान बहाना है।
पेहा सलाह देते हैं, 'अपना काम ज़ोर से पढ़ें।' 'आप न केवल टाइपो और व्याकरण की त्रुटियों को पकड़ लेंगे, बल्कि आप यह बता पाएंगे कि स्वर लक्ष्य पर है या नहीं।
बोनस टिप: वर्तनी-परीक्षक आपका मित्र नहीं है। उदाहरण के लिए, यह सीधे समानार्थी शब्दों पर छोड़ देगा। अपने जोखिम पर उस पर भरोसा करें। - हैकनीड बिजनेस स्पीक से बचें:पेहा नोट करते हैं, 'स्टॉक वाक्यांश जैसे 'यह किससे संबंधित हो सकता है' और 'यह हमारे ध्यान में आया है' टर्नऑफ हैं, क्योंकि मनोवैज्ञानिक रूप से हम उन सामग्रियों को पढ़ना चाहते हैं जो हमसे संबंधित हैं। 'इस तरह के वाक्यांश आमतौर पर एक अवैयक्तिक संदेश भेजते हैं।' यदि आप इन शर्तों का उपयोग करते हैं, तो उन्हें छोड़ दें। आप अक्सर पाएंगे कि आप वाक्यांश के बिना पूरा वाक्य लिख सकते हैं।
बोनस टिप: औपचारिक रूप से लिखते समय हम अक्सर लंबा लिखते हैं, फिर भी छोटे वाक्यों को समझना आसान होता है। यदि आपके वाक्य में तीन से अधिक भाग या 20 शब्द हैं, तो आप शायद इसे कम कर सकते हैं। - इसे पढ़ना आसान बनाएं:विल गेट्टर को कैलिफ़ोर्निया के पालो ऑल्टो में IDEO में प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए बहुत सारे ब्रीफ लिखने होंगे। 'आमतौर पर उनका समय बहुत सीमित होता है, इसलिए मेरे ईमेल जितने संक्षिप्त, पूर्ण, स्पष्ट और व्यापक होंगे, वे उतने ही अधिक सूचित होंगे,' वे कहते हैं।
यह एक अच्छी रणनीति है। पेहा कहते हैं, 'ज्यादातर लोग व्यावसायिक दस्तावेजों को उसी तरह नहीं पढ़ते जैसे वे किताबें पढ़ते हैं - वे स्किम करने जा रहे हैं।' 'इसलिए शीर्षक, बुलेट, नंबर और टुकड़े की सामग्री को इंगित करने के अन्य तरीकों से आपकी जानकारी पढ़ने की संभावना बढ़ जाती है।'
इसलिए जब आप काम पर संवाद करते हैं, तो इन युक्तियों का पालन करें। वे न केवल आपको अधिक प्रभावी दस्तावेज़ तैयार करने में मदद करेंगे - वे आपकी व्यावसायिक सफलता की संभावनाओं को भी बढ़ाएंगे।