फुलप्रूफ बिजनेस लेटर फॉर्मेट

हमारा व्यावसायिक पत्र प्रारूप पाँच सरल चरणों से बना है।

ठीक उसी तरह जिससे सभी को पता होना चाहिए कि ठोस कैसे लिखना हैकवर लेटर, सहकर्मियों और अन्य पेशेवरों तक पहुंचने के लिए उपयोग करने के लिए उचित व्यावसायिक पत्र प्रारूप को जानना उचित है। इन नोटों का उपयोग लगभग किसी भी चीज़ के लिए किया जा सकता है - आपूर्ति का आदेश देने से लेकर साझेदारी का प्रस्ताव देने तक।

जहाँ तक पेशेवर पत्र प्रारूपों की बात है, एक व्यावसायिक पत्र काफी सीधा है, लेकिन आपको अभी भी स्वर और स्पष्टता पर ध्यान देने की आवश्यकता है।

याद रखें कि ये औपचारिक संचार हैं न किऑफ-द-कफ ईमेल, जैसा कि आप किसी सहकर्मी को लिखेंगे। जब आप एक व्यावसायिक पत्र लिखते हैं, तो आप अपने नियोक्ता के प्रतिनिधि के रूप में सेवा कर रहे होते हैं, और आप तीन बार जांचना चाहेंगे कि यह टाइपो, व्याकरण संबंधी मुद्दों या गैर-संक्षिप्त भाषा से मुक्त है।

नीचे दिए गए चरणों का पालन करें और सीखें कि एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखना है जो पेशेवर लगता है और स्पष्ट रूप से आपके इरादे बताता है।

सामान्य व्यापार पत्र प्रारूप

एक व्यावसायिक पत्र को छोड़ दिया जाना चाहिए-औचित्य और एकल-स्थान, तिथि से पहले और बाद में एक पंक्ति स्थान के लिए सहेजें।

1. संपर्क जानकारी और तारीख

अपने पत्र के वास्तविक भाग से पहले, आपको अपनी और प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी दोनों को शामिल करना होगा। प्रति पंक्ति एक आइटम के साथ, सबसे ऊपर अपने साथ प्रारंभ करें:

• नाम
• काम
• कंपनी
• पूर्ण पता
• फ़ोन
• ईमेल

उसके नीचे तारीख लिखें। यदि आप इस व्यावसायिक पत्र पर कई दिनों से काम कर रहे हैं’ समय, उस तिथि का उपयोग करें जो इसे पूरा किया गया था।

इसके बाद, आपको उस व्यक्ति की संपर्क जानकारी शामिल करनी होगी जिसे आप लिख रहे हैं। यदि आप कंपनी के मूल विवरण जानते हैं, तो इसके लिए थोड़े शोध की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन उस विशिष्ट व्यक्ति के बारे में नहीं जिससे आपको संपर्क करने की आवश्यकता है। उनके फ़ोन नंबर या ईमेल को ट्रैक करने के बारे में चिंता न करें. निम्नलिखित विवरण मानक व्यावसायिक पत्र प्रारूप के भागों के रूप में शामिल हैं:

• नाम
• शीर्षक
• कंपनी
• व्यावसायिक पता

2. उद्घाटन अभिवादन

पत्र के शेष भाग के लिए बाएँ-औचित्य स्वरूपण और एकल-दूरी वाली पंक्तियों का उपयोग करना जारी रखें। अपने व्यावसायिक पत्र अभिवादन के लिए, संपर्क अनुभाग में सूचीबद्ध उसी नाम का उपयोग करें। प्रिय श्रीमान _____, प्रिय सुश्री _____, इत्यादि। इसे उनके अंतिम नाम तक सीमित रखें, जब तक कि प्राप्तकर्ता के साथ आपका पहले से ही अनौपचारिक संबंध न हो और लेखन में सहज महसूस न करें, उदाहरण के लिए, “प्रिय बॉब” या “प्रिय जेनेट।”

अपने पाठक के बारे में सुनिश्चित नहीं हैंलिंग? बस “प्रिय [प्रथम नाम] [अंतिम नाम] लिखें।” आप “जिससे यह संबंधित हो सकता है” का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि आप सही व्यक्ति की संपर्क जानकारी को ट्रैक करने में असमर्थ हैं और किसी सामान्य विभाग या व्यवसाय को लिख रहे हैं।

3. बॉडी कॉपी

यहां से, आप बॉडी कॉपी, या अपने नोट की वास्तविक सामग्री लिखना शुरू कर सकते हैं। अपने व्यावसायिक पत्र प्रारूप के संबंध में, प्रत्येक अनुच्छेद के बीच एक अतिरिक्त स्थान छोड़ दें (उसी तरह इस आलेख को स्वरूपित किया गया है)।

आज रात, संक्षिप्त भाषा का लक्ष्य रखें जो आपकी बात को यथासंभव स्पष्ट रूप से व्यक्त करे। आपके पत्र की शुरुआत और अंत बीच में आने वाले सहायक विवरणों के साथ आपके इरादों को पुन: स्थापित कर सकते हैं।

4. समापन अभिवादन

अपने समापन अनुच्छेद के बाद (जो केवल एक या दो वाक्य होना चाहिए), एक अतिरिक्त पंक्ति छोड़ दें और अपना समापन अभिवादन लिखें। आपका व्यावसायिक पत्र कितना औपचारिक है, इसके आधार पर यहां कुछ लचीलापन है; “सम्मानपूर्वक आपकी” जैसी भाषा; या “ईमानदारी से” कम औपचारिक पत्राचार के लिए अच्छा काम करता है। अधिक औपचारिक अंत में, आप “आपका” जैसे समापन अभिवादन पर भरोसा कर सकते हैं। या “सादर।” आप जिस भी रास्ते पर जाएं, सुनिश्चित करें कि पहला अक्षर बड़े अक्षरों में है और रेखा अल्पविराम में समाप्त होती है।

5. हस्ताक्षर

यदि आप अपना प्रिंट आउट कर रहे हैं और इसे मेल कर रहे हैं, या यदि आप इसे ईमेल के माध्यम से भेज रहे हैं तो व्यावसायिक पत्र प्रारूप कभी-कभी थोड़ा बदल जाते हैं।

यदि आपका पत्र मुद्रित और भौतिक रूप से भेजा जाएगा, तो हाथ से अपना हस्ताक्षर लिखने के लिए समापन अभिवादन के नीचे पर्याप्त जगह छोड़ दें। फिर, उसके नीचे, अपना पूरा नाम और शीर्षक एक बार और टाइप करें (इसे सही करने के लिए आपको रिक्ति के साथ खेलने की आवश्यकता हो सकती है)।

ईमेल के रूप में भेजे गए व्यावसायिक पत्र को प्रारूपित करने के लिए, बस अपने नोट के अंत में अपना पूरा नाम टाइप करें, उसके बाद अपना शीर्षक और शीर्ष अनुभाग से समान मूल संपर्क जानकारी लिखें।

एक व्यावसायिक पत्र का उदाहरण

जेन डोए
संस्थापक और मालिक
नया साबुन
१२३ चौथी स्ट्रीट
समटाउन, एमए 01234
555-678-1234
[email protected]

[दिनांक]

ली स्मिथ
हाउसकीपिंग के निदेशक
एक्सवाईजेड होटल
७८९ १० वीं स्ट्रीट
अदरटाउन, एमए 12345

प्रिय ली स्मिथ,

एक व्यस्त यात्री के रूप में, मैंने पिछले एक साल में आपकी कई होटल संपत्तियों में कई ठहरने का आनंद लिया और मैं असाधारण सेवाओं के साथ मेहमानों को प्रदान करने की आपकी प्रतिबद्धता को प्रमाणित कर सकता हूं। हालांकि, एक ऐसा क्षेत्र है जहां मुझे लगता है कि आप और भी बेहतर अनुभव प्रदान कर सकते हैं: आपके प्रसाधन।

यही वह जगह है जहां मैं आता हूं। मैंने 2015 में न्यू सोप की स्थापना की और हमारे उत्पादों को प्रेस में और ग्राहकों से ऑनलाइन समीक्षा मिली है। न्यू सोप के सभी उत्पाद स्थानीय रूप से प्राप्त कार्बनिक अवयवों से बने होते हैं, बायोडिग्रेडेबल होते हैं, और पुनर्नवीनीकरण कागज से बने पैकिंग में आते हैं।

मुझे पता है कि XYZ होटल प्राकृतिक संसाधनों के संरक्षण, अक्षय ऊर्जा का उपयोग करने और कचरे को कम करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। मुझे लगता है कि साझेदारी पारस्परिक रूप से लाभप्रद होगी। मैं आपको हमारे उत्पादों और नमूनों के चयन के बारे में अधिक जानकारी भेजना और बात करने के लिए समय निर्धारित करना पसंद करूंगा।

मुझसे 555-678-1234 पर या [email protected] पर ईमेल द्वारा संपर्क किया जा सकता है। आपके समय और विचार के लिए आपका बहुत - बहुत धन्यवाद।

आपका अपना,

[हस्ताक्षर]

जेन डोए
मालिक और संस्थापक, न्यू सोप

अधिक संपर्क करें

यह आजमाया हुआ और सच्चा व्यावसायिक पत्र प्रारूप आपके व्यावसायिकता को चमकने में मदद करेगा, जिसकी सभी कंपनियां (और संभावित भविष्य के नियोक्ता) सराहना करते हैं। अपने उद्योग में लोगों से जुड़ने के और तरीके खोज रहे हैं? गैस्ट्रोमियम आपको स्थापित कर सकता है। शीर्ष स्तर की प्रतिभाओं को खोजने के लिए रिक्रूटर्स हर दिन गैस्ट्रोमियम की खोज करते हैं। आज ही अपने रिज्यूमे के अधिकतम पांच संस्करण निःशुल्क अपलोड करके आपको ढूंढने में उनकी सहायता करें। इसके अलावा, आपको कार्यस्थल की जानकारी, करियर संबंधी सलाह और नौकरी खोज युक्तियाँ सीधे आपके इनबॉक्स में भेजी जाएंगी।