इन प्रशासनिक सहायक कौशल में महारत हासिल करें।
नौकरी के शीर्षक को मूर्ख मत बनने दो-प्रशासनिक सहायकएक अच्छे व्यवसाय की रीढ़ हैं। विभिन्न प्रकार के कार्यों को करने में प्रभावी होने के लिए, आपके पास कुछ महत्वपूर्ण प्रशासनिक सहायक कौशल होने चाहिए जो काम को पूरा करने के लिए महत्वपूर्ण हैं - और अच्छी तरह से किए गए हैं।
प्रशासनिक सहायक-जिन्हें व्यवस्थापक भी कहा जाता है,कार्यालय क्लर्क,रिसेप्शनिस्ट, यासचिवों-लगभग हर उद्योग में काम करना, फाइलों को व्यवस्थित करना, दस्तावेजों को तैयार करना और संपादित करना, टेलीफोन और सोशल मीडिया पूछताछ का जवाब देना, मेहमानों और आगंतुकों का अभिवादन करना, कर्मचारियों की बैठकों की व्यवस्था करना, सम्मेलनों की बुकिंग करना, मेमो लिखना और चालान संसाधित करना जैसे लिपिक कर्तव्यों का पालन करना। वे व्यावसायिक खर्चों को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट बनाने जैसे बहीखाता पद्धति के कार्यों को भी संभाल सकते हैं।
यदि आप एक प्रशासनिक सहायक बनने या अपने मौजूदा कौशल सेट पर काम करने के बारे में सोच रहे हैं, तो पढ़ें।
शीर्ष 10 प्रशासनिक सहायक कौशल
1. स्वतंत्रता
प्रशासनिक सहायक नौकरियों के लिए श्रमिकों को अक्सर स्वायत्तता से कार्य करने की आवश्यकता होती है—अर्थात ध्वनि निर्णय औरनिर्णय लेने का कौशलआवश्यक हैं।
2. व्यावसायिकता
चूंकि आप ग्राहकों और ग्राहकों का अभिवादन करते समय अपने नियोक्ता का प्रतिनिधित्व करते हैं, इसलिए आपको हर समय पेशेवर रूप से कार्य करना चाहिए। परिपक्वता, समय की पाबंदी और कर्तव्य की भावना आपको बहुत आगे ले जाएगी। (युक्ति: वे महान गुण हैं जिन पर आपको ज़ोर देना चाहिएप्रशासनिक सहायक कवर पत्र।)
3. संगठन
सबसे वर्तमान में उद्धृत प्रशासनिक सहायक कौशल में से एक का आयोजन किया जा रहा है। यदि आप & rsquo; नहीं हैं, तो पूरी मशीन के बंद होने का खतरा है। आपको सावधान रहना होगा और लिपिक कर्तव्यों का पालन करना होगा जैसे कि फाइल, फोल्डर और शेड्यूल को उचित क्रम में रखना।व्यवस्थित रहनाआपको अपने कार्यक्षेत्र को अव्यवस्था मुक्त रखने की भी आवश्यकता है।
4. समय प्रबंधन
प्रशासनिक अनुभव वाला कोई भी व्यक्ति आपको बता सकता है कि अपने शेड्यूल पर नज़र रखना कितना महत्वपूर्ण है ताकि आप अपने कार्यों को बिना किसी रुकावट के पूरा कर सकें। व्यवस्थापक अक्सर एक ही समय में कई कार्य कर रहे होते हैं, और इसलिए कार्य के लिए उत्कृष्ट की आवश्यकता होती हैसमय प्रबंधी कौशल.
5. पारस्परिक कौशल
प्रशासनिक सहायक एक बुलबुले में काम नहीं करते हैं। नौकरी का एक हिस्सा प्रवेश स्तर के कर्मचारियों से लेकर सी-सूट के अधिकारियों तक अपने कार्यालय में सभी के साथ संवाद स्थापित करने और सकारात्मक कार्य वातावरण बनाने पर जोर देता है। इसलिए,पारस्परिक कौशलकुंजी हैं।
6. लिखित संचार
प्रशासनिक सहायकों के लिए अच्छा व्याकरण जरूरी है, क्योंकि वे प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ संवाद करते समय कार्यालय पत्राचार, जैसे मेमो और ईमेल लिखते हैं। कई लोग ऑफिस मीटिंग के दौरान भी कुछ मिनट लेते हैं, जिसके लिए मजबूत लेखन कौशल की आवश्यकता होती है।
7. मौखिक संचार
लेखन कौशल के अलावा, प्रशासनिक सहायकों को मजबूत मौखिक से काफी फायदा हो सकता हैसंचार कौशलकर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के साथ बातचीत करते समय।
8. विस्तार पर ध्यान दें
यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन यह सबसे सक्षम प्रशासनिक सहायकों का उल्लेख करने योग्य हैविस्तार उन्मुखऔर बिना किसी त्रुटि के अपना काम पूरा करें।
9. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, पॉवरपॉइंट और एक्सेल
एक अच्छा प्रशासनिक सहायक न केवल माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में दस्तावेजों को तैयार करना जानता है बल्कि एक्सेल और पावरपॉइंट का उपयोग करके डेटा को संकलित और प्रस्तुत करना भी जानता है। साथ ही, जब आप कार्यालय के खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं तो एक्सेल में कुशल होना काम आता है।
10. अनुकूलनशीलता
चीजें हमेशा योजना के अनुसार नहीं होती हैं- और प्रशासनिक सहायक कभी-कभी खुद को अप्रत्याशित समस्याओं का निवारण करते हुए पाते हैं। आवश्यकतानुसार, धुरी करने में सक्षम होना, एक लंबा रास्ता तय करता है।
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